Veröffentlicht am 11. Februar 2021
Lisa May

Mit SAP Business One Geschäftsprozesse effizienter gestalten

Angesichts der wachsenden Komplexität geschäftlicher Prozesse ist inzwischen vielen Unternehmen daran gelegen, jegliche firmeninterne Bereiche über ein zentrales System zu steuern. Immer mehr Betriebe setzen deshalb auf SAP Business One – eine Software, die als Schnittstelle für alle Abteilungen fungiert sowie Geschäftsvorgänge bündelt, verschlankt und effizienter gestaltet. Insbesondere kleine Unternehmen profitieren von diesem ERP-System. Doch was kann SAP Business One und warum lohnt es sich, die Software über eine Schnittstelle mit Ihrem Online-Shop zu verbinden? In diesem Beitrag werfen wir einen genaueren Blick darauf.

SAP Business One – Ein zentrales System für alle Geschäftsprozesse

SAP Business One findet in verschiedenen Bereichen Anwendung – von der Buchhaltung und Warenbestandsführung über das Projektmanagement bis hin zur Kundenbetreuung. All diese Bereiche versorgen SAP Business One als zentrale Schnittstelle mit relevanten Informationen. Mitarbeiter stehen diese daraufhin in Echtzeit zur Verfügung. Dieser Umstand sorgt für Transparenz und erleichtert geschäftliche Vorgänge ungemein. Denn dank der flexiblen, modularen und leistungsstarken Schnittstelle erhalten alle Mitglieder eines Unternehmens einen einheitlichen und aktuellen Überblick über bestehende unternehmensinterne Daten.

Mit SAP Business One Finanzen verwalten

Dank SAP Business One lassen sich zunächst mit nur einer Anwendung jegliche Bank- und Finanzgeschäfte tätigen. So kann man auf Basis der Software Anlagevermögen, Budgets und Projektkosten überwachen und verwalten sowie folglich den Cashflow jederzeit im Blick behalten und steuern. Auf diese Weise werden Transaktionen wesentlich beschleunigt. Auch die Buchhaltung kann über SAP Business One problemlos abgewickelt werden. Nicht zuletzt liefert das Tool Daten in Echtzeit, die für standardisierte und spezialisierte Finanzberichte verwendet werden können.

Durch SAP Business One zu einem umfassenden Vertriebs- und Kundenmanagement

SAP Business One unterstützt den gesamten Vertriebsprozess sowie alle Phasen einer Kundenbeziehung. So kann man mithilfe der Software sämtliche Aktivitäten vom ersten Kontakt bis hin zum Vertragsabschluss detailliert überwachen und daraus kundenindividuelle Wünsche und Anforderungen ableiten. Denn alle relevanten Kundendaten, die sich bei Suche, Bestellung und Kauf ergeben, werden gespeichert und synchronisiert. Die daraus resultierenden Daten sind zudem äußerst hilfreich bei der Entwicklung von gezielten Marketingmaßnahmen sowie beim Aufbau und der Pflege von Kundenbeziehungen. Nicht zuletzt kann SAP Business One auch im Service eingebunden werden.

Einkaufs- und Bestandskontrolle auf Basis von SAP Business One

Mithilfe von SAP Business One lassen sich Informationen über eingehende und ausgehende Waren sowie Lagerstände genau prüfen und regelmäßig aktualisieren. Des Weiteren können Bestellungen und Retouren verwaltet sowie Lagerbestände in Echtzeit mit dem Wareneingang synchronisiert werden. Ferner fließen Stornierungen und Gutschriften in die Steuerung der logistischen Prozesse mit ein.

Analysen und Berichte mit SAP Business One erstellen

Mittels SAP Business One werden Daten aus verschiedenen Quellen und Abteilungen zusammengeführt, auf deren Grundlage sich zeitnahe und detaillierte Berichte verfassen sowie Visualisierungen konzipieren lassen. Mitarbeiter können dank des Tools jederzeit auf bereits vorhandene Berichte in unterschiedlichen Formaten zugreifen und diese bearbeiten sowie diese bei Bedarf mittels einer Suchfunktion ausfindig machen.

Mobile Lösungen für SAP Business One

Auf alle Funktionen von SAP Business One kann mit einem iOS- oder Android-Gerät zugegriffen werden. Dementsprechend lassen sich unterwegs Echtzeitberichte lesen, Kundenkonten einsehen, Bestände prüfen, Bestellungen aufgeben, Finanzen verwalten oder Genehmigungen erteilen. Eine Bandbreite, die vor allem Mitarbeitern im Außendienst die Arbeit erleichtert.

Schnittstelle zwischen SAP Business One und Online-Shop

Die Vorteile von SAP Business One zeigen sich vor allem dann, wenn Sie die ERP-Software mit Ihrem Shop verbinden. Mithilfe dieser Schnittstelle können beide Systeme Daten zu Artikeln, Kunden und Bestellungen austauschen und jede Änderung synchronisieren. Kunden haben so jederzeit Zugriff auf aktuelle Informationen wie Lagerbestände. Wie solch eine Schnittstelle zwischen Shopsystem und SAP funktioniert und welche weiteren Vorteile sie bietet, erfahren Sie in diesem Beitrag. SAP Business One lässt sich beispielsweise mit dem OXID-Shopsystem mithilfe der SOAP-Technologie verbinden. Die Systeme tauschen anschließend folgende Daten aus:

Von SAP Business One zum Online-Shop:

  • Artikelstammdaten (inkl. Einheiten, Gewichte, Abmaße etc.), Bilder und andere Medien wie PDFs,
  • Artikelkategorien,
  • Lagerbestände,
  • ähnliche Artikel und Zubehör,
  • Preise für Kundengruppen, Sonderpreise und Staffelpreise.

Online-Shop → SAP Business One:

  • Daten zu Neukunden und Aktualisierung von Kundendaten,
  • Bestellungen und Anstoß von SAP Business One spezifischen Prozessen,
  • Gutscheine und Rabatte bei der Übermittlung von Bestellungen,
  • Mapping der Versandarten zwischen Shop und SAP Business One,
  • Mapping der Versandkosten zwischen Shop und SAP Business One.

Dieser Datenaustausch bedeutet in der Praxis:

Der Shop erfährt mithilfe der Daten aus SAP Business One, zu welcher Gruppe der angemeldete Kunde gehört, und zeigt darauf basierend die Artikelpreise an. Gleichzeitig erfährt er aus dem ERP-System, ob das gewünschte Produkt überhaupt in der angegebenen Anzahl im Lager liegt und bestellbar ist. Wird anschließend eine Bestellung ausgeführt, übermittelt der Shop die Kunden- und Auftragsdaten nach SAP Business One. Dort lassen sich alle internen Prozesse wie gewohnt durchführen. Dann versenden Sie das Paket und lassen die Sendungsinformationen an den Shop übermitteln. Der Kunde ist damit zu jedem Zeitpunkt informiert und erfährt ein Einkaufserlebnis, das er gern wiederholt.

SAP Business One für wachsende Unternehmen

Ihr Unternehmen befindet sich in den Anfängen und wird voraussichtlich stetig wachsen? Kein Problem! SAP Business One ist flexibel angelegt und lässt sich fortwährend an die sich verändernden Strukturen des Unternehmens anpassen. Probieren Sie es aus!

Mit DIXENO SAP Business One implementieren

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