Veröffentlicht am 19. November 2021
Sarah Franz
Online-Marketing

B2B Funktion: Adressmanagement für eine gute Organisation

Ordnung ist das halbe Leben – besonders, wenn es um die Sicherung von Adressen geht. Kunden- und Adressdaten sind für Unternehmen die Basis für Vertrieb, Marketing und Kundenkontakt. Sie ermöglichen eine reibungslose Kommunikation zwischen Kunden, Interessenten, Mitarbeitern, Lieferanten und Partnern. Aus diesem Grund sind saubere und gepflegte Adressdaten eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit – besonders im B2B-Bereich.

Doch wie behält man bei der Vielzahl der Telefonnummern und Adressen überhaupt die Übersicht und verhindert, dass man dem Chaos machtlos ausgeliefert ist? Die Antwort liegt bei einem gut durchdachten Adressmanagement. Das Adressmanagement zählt zu den Customer Relationship Managements (CRM) und bezeichnet grundsätzlich die einheitliche Speicherung von Adressdaten. Wird dieses nicht richtig betrieben, gehen Ordnung und Übersicht schnell verloren – was gravierende Nachteile mit sich bringen kann.

Kein Ansprechpartner – kein Erfolg

Ob Newsletter, eine Einladung zu einer Veranstaltung, Messe oder ein persönlicher Termin: Es gibt viele Anlässe für die Kontaktaufnahme zu Ihren Kunden. Bei der Vielzahl von Nachrichten, die täglich über den Posteingang auf sie einprasseln, ist es wichtig, sich von der Masse abzuheben und eine goldene Mitte zu finden. Denn zu viele gut gemeinte E-Mails können genau das Gegenteil erreichen und landen schnell im Spam-Ordner. Vorbei sind die Zeiten von „Sehr geehrte Damen und Herren“ – wer es heute schafft, seine Kunden individuell und persönlich anzusprechen, gewinnt auf ganzer Linie.

Nicht nur ein starker Inhalt ist wichtig – auch eine gute Adressqualität ist für den Erfolg Ihrer Werbeaktionen unerlässlich. Personenbezogene Angaben sind meist nach kurzer Zeit veraltet. Werden Umzüge, Firmenwechsel oder geänderte Durchwahlen nicht erfasst, steht man vor einem großen Problem. Denn selbst das beste Mailing und ein noch so schön geschriebener Newsletter nützen nichts, wenn sie den falschen Empfänger erreichen. Doch was kann man gegen einen schlechten Adressbestand tun? Und wie kann man dauerhaft eine gute Adressqualität im Unternehmen halten? Die Antwort: Klare Prozesse und geregelte Zuständigkeiten sind der Schlüssel zu einem guten Adressmanagement.

Welche Anforderungen werden an eine Adresse gestellt? In welche Zielgruppe soll sie einsortiert werden? Ist es eine reine Marketingadresse oder doch eine Kunden- bzw. Interessentenadresse? Die Antwort auf diese Fragen ist stets sehr individuell – abhängig vom Verwendungszweck oder der Branche. Es gilt jedoch immer: Je genauer man eine Adresse anlegt und ihr gewisse Merkmale zuteilt, desto einfacher und schneller verläuft das Verfassen und Versenden von Nachrichten.

Was hat sich seit der DSGVO verändert?

Die Datenschutz-Grundverordnung, die den Umgang mit personenbezogenen Daten regelt, stellt Unternehmen vor strukturelle und organisatorische Herausforderungen – besonders im Bereich des Adressmanagements. Unternehmensinterne Prozesse müssen überprüft und gegebenenfalls an die neuen Anforderungen angepasst werden. Kunden müssen darüber informiert werden, welche Daten gespeichert werden und auf Anfrage auch exakte Auskunft über diese erhalten. Datenrichtigkeit, -sicherheit und -sparsamkeit sind die Stichworte, die die DSGVO ausmachen und auch beim Adressmanagement höchste Priorität haben. Eine unübersichtliche Datenbank erschwert die Umsetzung der DSGVO und birgt deshalb auch ein hohes rechtliches Risiko.

Die Vorteile eines guten Adressmanagements

Sogenannte Dubletten sind eines der größten Probleme einer schlecht organisierten Datenbank. Diese doppelt erfassten Datensätze führen zwangsläufig zu einem doppelten Pflegeaufwand oder sogar zu fehlerhaft versandten Briefen und E-Mails. Neben der Sicherung falscher bzw. inkonsistenter Informationen ist es genauso nachteilig, wenn Daten über Kundeninteressen oder den Kundenkontakt nicht gespeichert oder unzureichend ausgewertet werden. Hier wird wichtiges Marketingpotenzial verschenkt.

Ein übersichtliches Adressmanagement bietet Ihnen und Ihren Kunden viele Vorteile und sollte deshalb unbedingt Platz in Ihrem Arbeitsalltag finden. Hier finden Sie nochmal alle Vorteile zusammengefasst:

  • einfache Kommunikation ohne lästiges Abtippen von Adressen
  • zielgerichtetes Marketing – persönlich und direkt
  • schnelles Anlegen von Verteilern
  • Empfänger können nach beliebigen Kriterien selektiert werden
  • wichtige Zusatzinformationen sind stets griffbereit
  • die gemeinsame Basis einer zentralen Datenverwaltung

Fazit: Ein gut organisiertes Adressbuch ist nicht nur praktisch, sondern auch besonders wichtig

Die Sicherung von Adressdaten kann schnell zum Chaos werden. Damit das nicht passiert und somit auch die mühsam gepflegten Kundenbeziehungen nicht darunter leiden, ist ein strukturiertes Adressmanagement unumgänglich. Damit es dabei nicht zu Unstimmigkeiten innerhalb des Betriebes kommt, ist ein einheitliches System von Vorteil. Mit individuellen Verteilern ist zielgerichtetes Marketing kein Problem mehr.





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