B2B-Funktion: Genehmigungsprozesse

So schön die Vorstellung auch klingt, unbegrenzt einkaufen zu können: In B2B-Unternehmen sind Einkäufer meist an Budgetrahmen gebunden. Warenkörbe können zwar erstellt werden, der Vorgesetzte oder Administrator muss diese allerdings erst genehmigen. Erst danach kann ein Warenkorb zu einer Bestellung umfunktioniert oder verworfen werden. Je nach Shopsystem und Budgetgrenze lassen sich mehrere Genehmigungsstufen erstellen. Bei höheren Beträgen können so bis zu drei Vorgesetzte in den Genehmigungsprozess eingebunden werden, bevor eine Bestellung erfolgt. Ein sich hieraus ergebender Vorteil ist, dass Genehmigungsprozesse nicht mehr altbacken in Papierform, sondern in digitaler Form umgesetzt werden. Hierin besteht auch der entscheidende Unterschied zwischen B2B- und B2C-Betrieben: Bei letzteren sind Genehmigungsprozesse in der Regel nicht (mehr) notwendig.

Genehmigungsprozesse als Prozessbeschleuniger

Durch Genehmigungsprozesse werden manuelle Prozesse, die Zeit und Geld kosten, effektiv vermieden. Transparenz wird in dieser Funktion eines B2B-Shops großgeschrieben. Mitarbeiter müssen nicht erst zum Telefon greifen oder E-Mails schreiben, denn jeder kennt seine individuellen Rechte. Zusätzlich kommt die Sicherheit zum Tragen, dass Fehlerquellen effizient ausgemerzt werden. Somit müssen Kunden sich seltener mit falsch bestellter Ware und der damit verbundenen Arbeit auseinandersetzen. Kurz gesagt: Mitarbeiter und Vorgesetzte haben mehr Sicherheit, Einkäufe werden auf ein Minimum an Schritten reduziert und bestellte Produkte treffen bedeutend schneller ein.

Genehmigungsprozesse in B2B-Shopsystemen

Shopsysteme wie OXID und Shopware haben in ihren jeweiligen Enterprise Editionen das Feature „Genehmigungsprozesse“ bzw. „Freigabeprozesse“ integriert. Es erlaubt auch Mitarbeitern mit einer geringen Freigabe, Einkäufe bis zu einem bestimmten Budget zu tätigen. Diese Einkäufe müssen dann nicht mehr, je nach Budgethöhe, durch einen Vorgesetzten abgesegnet werden. Mithilfe dieses Features werden einfache Bestellungen beschleunigt und der Aufwand verringert.

Wann sind Genehmigungsprozesse von Vorteil?

Nicht nur im Einkauf werden häufig Genehmigungsprozesse benötigt, auch im Marketing müssen Prozesse unter Umständen genehmigt werden. Wenn jemand eine Marketingkampagne starten möchte, muss er oder sie zunächst das Okay des Vorgesetzten und des Leiters der Finanzabteilung einholen. Im Falle eines vertrieblichen Genehmigungsprozesses wird die Bestellung bei Überschreitung des vorher festgelegten Budgets an die nächsthöhere Instanz gesendet. Ein weiterer Vorteil ist, dass Freigabe- bzw. Genehmigungsprozesse durch die Beschränkung auf Produkte, Kategorien oder Preise weiter verfeinert werden können. So haben Sie zu jedem Zeitpunkt die volle Kontrolle über jeden einzelnen Bestellvorgang!

Genehmigungsprozesse – mit DIXENO

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