Veröffentlicht am 25. Januar 2021
Brigitta Johannesmeier
Public Relations

E-Billing – Bund und Land gehen voran, Unternehmen profitieren

Die öffentliche Verwaltung treibt den Abschied vom Papier voran: Seit dem 27. November 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung und -übermittlung für alle Unternehmer, die im Auftrag des Bundes tätig werden, Pflicht. Länder und Kommunen müssen bereits seit April 2020 elektronische Rechnungen annehmen. Für viele Unternehmen wird diese Umstellung eine Herausforderung.

Gesetzgeber als Treiber

Vorangetrieben wurde die E-Rechnung durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Ihr Ziel ist es, den grenzüberschreitenden Handel im europäischen Binnenmarkt durch die elektronische Rechnung zu stärken. Zunächst waren öffentliche Auftraggeber auf Ebene von Bund und Ländern dazu verpflichtet, bis spätestens zum 18. April 2020 elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Das schließt ein, dass auch deren Auftragnehmer ihre Rechnungen elektronisch stellen. Da rund 50 Prozent aller Unternehmen eines Landes den öffentlichen Sektor beliefern, kann von einer großen Hebelwirkung der Richtlinie ausgegangen werden.

Es ist also zu erwarten, dass KMUs, der Mittelstand und B2B-Unternehmen generell elektronischen Rechnungstellung und -verarbeitung priorisieren werden und müssen. Letztlich ist es auch Bestandteil des Digitalisierungsgrads ihrer Unternehmen.

Was versteht man unter E-Billing?

Geht es um den elektronischen Rechnungsstellungsprozess, werden zwei Begriffe nebeneinander benutzt: E-Billing (eBilling) und E-Invoicing (eInvoicing). Der Unterschied liegt lediglich in der Perspektive. Im Order-to-Pay-Prozesses geht es um das gleiche Dokument: Vom rechnungsstellenden Unternehmen wird es als als E-Billing, vom rechnungserhaltenden Unternehmen als E-Invoicing bezeichnet. Ausgestellt, übermittelt und empfangen werden muss die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die ebenfalls elektronische, automatische Verarbeitung ermöglicht. Eine lediglich elektronisch versendete Rechnung – PDF im Anhang einer E-Mail – ist keine elektronische Rechnung im eigentlichen Sinn, da sie nicht medienbruchfrei weiterverarbeitet werden kann. Umsatzsteuerrechtlich ist die elektronische Rechnung genauso zu behandeln wie die Papiervariante. Das heißt, alle relevanten Daten und Merkmale müssen vorhanden, nachvollziehbar und lesbar sein.

Welche Vorteile bringt elektronischer Rechnungsversand für alle Beteiligten?

Auf der Hand liegt der Umweltaspekt: Der Verzicht auf Papier trägt entschieden zum Umweltschutz bei. Genauso offensichtlich ist der Kostenfaktor. Der Aufwand durch Medienbrüche, Abstimmungsprozesse und manuelle Tätigkeiten – Druck, Porto, Versand, Eingangsverarbeitung, Prüfung und Archivierung – bietet großes Einsparungspotenzial. Darüber hinaus bietet die Automatisierung weitere Kostenvorteile: Der Gesamtprozess wird beschleunigt, die Zeit von der Rechnungsstellung bis zur Bezahlung verkürzt.

Das erhöht auf Seiten des Rechnungsstellers die Liquidität, beim Rechnungsempfänger sichert es z.B. die Umsetzung des Skontoabzugs. Fehler, die in der manuellen Datenübertragung entstehen können, werden vermieden. Sehr wichtig: Digitale Workflows sind transparent. So lassen sich innerhalb des Prozesses alle Schritte präzise nachvollziehen. Das schafft Sicherheit über das unternehmensinterne System hinaus.

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Was ist bei einer elektronischen Rechnung zu beachten?

Eine elektronische Rechnung muss alle Anforderungen einer ordentlichen Rechnung erfüllen. Das heißt, die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts und die Lesbarkeit der Rechnung müssen gewährleistet sein. Darüber hinaus muss sie sämtliche gesetzliche Voraussetzungen für eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne erfüllen. Das Gleiche gilt auch für die Aufbewahrungspflicht und Revisionssicherheit.

Wie funktioniert elektronischer Rechnungsversand?

Grundsätzlich handelt es sich um eine elektronische Rechnung, wenn Erstellung, Übermittlung und Empfang auf elektronischem Weg erfolgen. Hier muss allerdings zwischen unstrukturierten (PDF-Rechnung) und strukturierten Daten (z.B. als XML-basierter Datensatz) unterschieden werden. Nur letzte sind medienbruchfrei in die Unternehmensprozesse einlesbar, prüfbar und weiter verarbeitbar. In Deutschland sind die gängigsten Formate die X-Rechnung und die ZUGFeRD. X-Rechnungen sind ein XML-Format und werden über ein separates Visualisierungstool abgebildet. So wird die Rechnung auch für das menschliche Auge – und nicht nur für das verarbeitende System – sichtbar.

Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format vereint die menschenlesbare PDF/A-3-Datei und die maschinenlesbare XML-Datei, die wiederum die medienbruchfreie Verarbeitung ermöglicht. Da die Lesbarkeit der Rechnung über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet sein muss, müssen Unternehmen dahingehend sicherstellen, dass auch die geeigneten Anzeigeprogramme (PDF-Viewer u.a.) existieren und nutzbar sind.

In welcher Form muss die Rechnung archiviert werden?

Innerhalb der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht ist auch die Unveränderbarkeit (Revisionssicherheit) der E-Rechnungen zu gewährleisten. Das heißt, sie dürfen nicht gelöscht oder anderweitig vernichtet werden. Wohl aber dürfen sie in ein eigenes, Inhouse-Format konvertiert werden sofern dadurch weiterhin der Datenzugriff der Finanzverwaltung gewährleistet ist. Dieser Konvertierungsvorgang – wie auch alle anderen möglichen Konvertierungen – müssen dokumentiert werden. Das heißt: Beide Versionen – das Original und das Inhouse-Format – müssen archiviert, unter demselben Index verwaltet und die konvertierte Version als solche gekennzeichnet werden.

Gemäß § 146 Abs. 2 S.1 AO sind Bücher und sonstige steuerrechtliche Aufzeichnungen im Inland zu führen und aufzubewahren. Elektronische Rechnungen, Aufzeichnungen und Bücher dürfen jedoch ins Ausland verlagert werden, wenn das zuständige Finanzamt dies in einem Antrag genehmigt hat. Voraussetzung ist wiederum der sichergestellte Datenzugriff der Behörde. In Bezug auf Rechnungen ist zu beachten, dass hier eigentlich die Aufbewahrungspflicht im Inland gilt. Auslandsaufbewahrung setzt die Möglichkeit vollständiger Fernabfrage (Online-Zugriff) inklusive Herunterladen und Verwenden der Daten voraus.

Globales E-Billing

International tätige Unternehmen sind zunehmend zum E-Billing verpflichtet, denn die Anzahl der Länder, die in dieser Hinsicht Regelungen aufstellen, steigt rasant. Schließlich ist man auf einen Zugriff bedacht, um die Steuergesetzte durchzusetzen und mehr Mehrwertsteuer zu erheben. Allerdings gelten in unterschiedlichen Ländern unterschiedliche Regelungen. Das macht die Aufgabe für Unternehmen komplex.

Von E-Billing profitieren und unbedingt gut informieren

Treiber des E-Billings sind zweifellos nationale und internationale Gesetzgeber, die ihre eigenen Motive haben. Aber auch Unternehmen profitieren vom großen Effizienzpotenzial elektronischer Rechnungsstellung und begreifen es als Bestandteil Ihres Digitalisierungsgrades im Rahmen der eigenen digitalen Transformation, optimierter Customer Centricity und aktiv gelebter Kundenorientierung.

Die an dieser Stelle vorgestellten Informationen geben nur einen groben Überblick und können nicht als rechtliche oder steuerrechtliche Beratung betrachtet werden. Holen Sie in jedem Fall autorisierten Rat ein, um nicht gegen Gesetze und Verordnungen zu verstoßen!

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