Teil 2: B2B-Portal erstellen
Zeitplanung, Analyse, Changemanagement – wie gelingt der Einstieg in die digitale Transformation reibungslos?

Digitale Transformation ist der umfassende Begriff für den großen Prozess, etablierte Geschäftsabläufe durch digitale zu ergänzen und zu vernetzen. Digitalisierung ist dabei aber nicht – wie man zunächst vordergründig denken könnte – ein reines Technologie- sondern auch ein Businessthema, welches in der Gesamtstrategie eines Unternehmens tief verankert sein sollte. Wie bei fast allen Entwicklungen muss der erste Schritt im Kleinen getan werden. Unternehmen – ganz gleich welcher Größe – stehen mit den Planungen für die Erstellung eines B2B-Portals vor der ersten großen Hürde. Wir stellen hier die Schritte im Einzelnen vor und machen auf wichtige Punkte aufmerksam.

Die Vorlaufphase einer Plattform-Erstellung gilt es nicht zu unterschätzen. Starten Sie nicht erst damit, wenn Ihnen der Wettbewerbsdruck und der Ruf der Kunden nach mehr Customer Centricity keine andere Wahl lassen. Je frühzeitiger Sie Ihre Plattform als wichtigen Bestandteil Ihres Gesamtvertriebsmixes planen, desto schneller profitieren Sie davon. Dabei ist digitale Transformation immer individuell, das heißt: Jedes Unternehmen muss seine Strategie definieren. Nachahmung garantiert keinen Erfolg.

Dabei bildet vor allem die Analyse der bestehenden IT-Situation von Hard- und Software, von Netzwerk und Cloud sowie den IT-Sicherheitsmechanismen eine wichtige Grundlage der Arbeit an nachfolgenden Prozessen; die Zeitplanung fußt darauf. Neben dem technischen Changemanagement ist sicherzustellen, alle Mitarbeiter von Anfang an in die Umstrukturierung einzubeziehen. Mitarbeiter, die befähigt sind, die neuen Technologien täglich einzusetzen, werden die Veränderungen auch von Beginn an mittragen. Denn digitale Transformation im Unternehmen ist unbedingt ein kommunikativer und partizipativer Prozess.

Ein professionelles Changemanagement unterstützt sowohl die Menschen im Unternehmen als auch die Organisation mit Ihren individuellen und optimierten Workflows insgesamt. Schließlich stehen auf der B2B-Einkaufsseite Menschen; sie erwarten, dass das Portal die bisherigen Geschäftsprozesse optimiert übernimmt, erweitert und digital widerspiegelt – vor allem aber Mehrwerte schafft.

Inhalt

1. Analyse: wichtige Voraussetzungen klären
2. Technologie: die Auswahl entscheidet
3. Changemanagement: damit wird es ernst
4. B2B-Besonderheiten: grundsätzlich & elementar
5. Investitionen: variabel, aber notwendig
6. FAZIT: Besser heute als morgen zum eigenen Portal

Analyse: wichtige Voraussetzungen klären

Prüfen Sie, welche Geschäftsfelder Ihres Unternehmens in den neuen Prozess involviert werden sollen, z.B. digitale Kundenakte, Verkaufsportal, Beschaffungsportal, IoT.• Wie ist es um den Datenfluss und -austausch im Unternehmen zwischen den eingesetzten Softwarelösungen bestellt?• Arbeiten Sie mit Insellösungen?

• Wie sieht die aktuelle technische Basis aus?
• Stellt die im Einsatz befindliche Software (ERP, CRM, DMS, Newsletter Software) überhaupt eine belastbare Basis für ein digitales B2B-Portal dar?
• Muss eine Middleware eingesetzt werden, um effektiv und optimiert mit hybriden IT-Komponenten arbeiten zu können?
• Arbeiten alle Systeme DSGVO-konform?
• Letztlich kommt die alles entscheidende Frage nach der Qualität der Daten: Können vorhandene Kundendaten, historische Bewegungsdaten, Artikelbeschreibungen, Bild- und Produktdaten eingesetzt werden? Wird Zusatzsoftware wie ein PIM-System zur Anreicherung der Daten im Hinblick auf Internationalisierung und Mehrsprachigkeit oder mediale Komponenten benötigt?

Je nach Anzahl der Kunden und Artikel kann die Aufarbeitung der Daten die Zeit- und Kostenplanung massiv beeinflussen. Nicht zu vergessen ist die realistische Klärung der tatsächlichen eigenen Ressourcen zur Projektumsetzung. Was kann im Unternehmen selbst bereitgestellt werden – welche Manpower, welches Know-how, welche technischen Services? Welche Leistungen lassen sich komplett auslagern, um die Wertschöpfung zu maximieren? Welche Agentur ist der richtige Service- und Technologie-Partner?

Neben internen Gegebenheiten sind auch äußere Faktoren zu untersuchen. Kennen Sie Ihre Kunden, Kundengruppen und deren gewachsenen Erwartungen an digitale Abläufe? Welches sind die Kundenerwartungen im Detail? Recherchieren Sie Ihre eigene Sichtbarkeit in Suchmaschinen sowie Ihr Produktportfolio online. Wie vermarktet der Wettbewerb online? Wie und womit ist der Wettbewerb erfolgreich? Neben Design, Usability und Funktionalität von Wettbewerber-Portalen sind Preise und Mengen sowie Versand- und Zahlungsmodalitäten interessant.

Haben Sie selbst Analysetools im Einsatz oder ist hier der Einsatz einer begleitenden Agentur die bessere Lösung? Sind alle vorbereitenden Analysen, Kunden- und Lieferantenbefragungen abgeschlossen, die Mitarbeiter instruiert sowie die Zielsetzung festgelegt, steht mit der Auswahl der technischen Portal-Software, dem damit verbundenen Hosting (Cloud oder On-Premise) und IT-Security-Maßnahmen zur Digitalstrategie der nächste Schritt an.

Technologie: die Auswahl entscheidet

Die technische Projektumsetzung beginnt mit der Auswahl der Portal-Software. Sie bildet das Herzstück und das sichtbare aktive Frontend für digitale Kundenservices, die Basis für Tracking und Controlling im Web.

Aus dem umfangreichen, heterogenen Angebot der eCommerce Portal-Systeme das passende für sein eigenes Unternehmen auszuwählen, ist eine Aufgabe, für die die Unterstützung einer erfahrenen Digital-Agentur unabdingbar ist. Planen Sie hierfür mehrere Workshop-Tage mit Ihrem externen Dienstleister, um eine ganzheitliche unternehmensweite Digitalisierungsstrategie zu erarbeiten.

Die speziellen Anforderungen von B2B-Kunden-, Verkaufs- Beschaffungs- oder Serviceportalen richtig einzuschätzen, die geeigneten Features zu bewerten und für die aktuellen und zukünftigen Erfordernisse auszuwählen, setzt präzise Markt- und Technologiekenntnisse voraus. Hier geht es um grundlegende Kernprozesse der Portalerstellung und insgesamt hohe Investitionen. Fehlentscheidungen ziehen nicht nur finanzielle Verluste nach sich, sie haben unter Umständen zukunftsentscheidende Auswirkungen.

Sprechen Sie mit Ihrem Dienstleister über agile Entwicklung mit überschaubaren, kontrollierbaren und kalkulierbaren Umsetzungseinheiten. Professionelle Agenturen besitzen die Übersicht und das Know-how, Entscheidungen treffen zu können, die weit über einen reinen Feature-Funktions-Vergleich hinausgehen. Sie erkennen die Stolperfallen, die bei der Implementierung der technischen Infrastruktur auftauchen können, sind im Hinblick auf mögliche Anwendungen auf dem aktuellen Stand und lenken die Prozesse von vornherein in die sichere Richtung.

Wenn das Portal läuft, stehen diese Experten im Idealfall weiterhin mit entsprechenden Online-Marketing-, Analyse- und Controlling-Konzepten zur Seite, stärken damit die Positionierung im Markt und bringen den geplanten Mehrwert für Ihr Unternehmen.

Changemanagement: damit wird es ernst

Erfolgreich funktionieren kann ein Beschaffungs- oder Serviceportal vor allem dann, wenn die perfekte Integration in die bestehende IT-Struktur des Unternehmens reibungslos gelingt. Recherchieren Sie ausführlich zum Thema Middleware. Insbesondere wenn Sie im Vorfeld schon umfangreiche Investitionen in ERP- und CRM-Systeme getätigt haben, denn die Synchronisierung von Daten vermeidet kostspielige Backend-Anpassungen.
Immer stärker vorausgesetzt werden auch im Geschäftsumfeld mobile Vertriebslösungen und damit eine schlüssige Verbindung aller beteiligten Kanäle. Weiterhin ist Mandantenfähigkeit der Plattform ein wichtiger Aspekt.

B2B-Besonderheiten: grundsätzlich & elementar

Erfolgreiche Service- oder Beschaffungs-Plattformen und -Portale realisieren die komplexen Organisations- und Account-Eigenschaften des Geschäftskundenbereichs. Zum Beispiel werden unterschiedliche Betriebe eines Kunden, verteilte Rollen und Rechte und die Zuordnung zum regionalen Außendienst ebenso rasch erkennbar dargestellt, wie automatisch wiederkehrende Bestellungen, Merklisten, Rabattstaffelungen und transparente Logistik und Versandkonditionen.

Kaufentscheidungen von Geschäftskunden sind nicht impulsgetrieben. Sie folgen rationalen Ansätzen und basieren auf komplexen Entscheidungsprozessen. Diese Prozesse – also der Freigabe- und Beschaffungs-Workflow – sollten im Portal gut sichtbar umgesetzt sein. Darüber hinaus bieten interessante, maßgeschneiderte Features Möglichkeiten, sich mit besonderem Komfort vom Wettbewerb abzuheben und Kunden an das eigene Portal zu binden. Services, die einen klaren Mehrwert liefern, wie branchentypische Berechnungen vornehmen zu können oder Zubehör für den eigenen Maschinenpark gefiltert angeboten zu bekommen, sind Beispiele.

On top sind Kundenbewertungen, Blogs und Kommentare, wie sie im B2C-Commerce längst verlangt werden, auch für B2B-Plattformen üblich geworden. Sie liefern einen Mehrwert, der das Angebot nachhaltig unterstützt und die Kundenbindung stärkt.

Investitionen: variabel, aber notwendig

Je nach Ausgangslage des Unternehmens können die Kosten für die Erstellung einer eigenen Plattform oder eines B2B-Portals sehr stark variieren. Neben den Projektkosten können interne Aufwendungen anfallen, die nicht direkt mit dem Projekt in Verbindung stehen, aber für langfristigen Erfolg notwendig sind. Eine erfahrene Agentur wird in den ersten Gesprächen eine grobe Einschätzung des Kostenrahmens vornehmen können.

Prüfen Sie vor dem Umsetzungsstart eine mögliche finanzielle Förderung durch öffentliche Mittel. Bund und Länder unterstützen Digitalisierungsvorhaben von Unternehmen mit einer Vielzahl von Förderprogrammen.

FAZIT: Besser heute als morgen zum eigenen Portal

Der Einstieg in die digitale Transformation kann nur jedem Unternehmen so früh wie möglich angeraten werden. Planungen und die Analyse benötigen Zeit, gehören jedoch zur gründlichen Vorbereitung, die sich später auszahlt. Das Gesamtprojekt steht und fällt mit den eigenen Ressourcen, der Vernetzung und dem Datenaustausch der vorhandenen hybriden IT-Systeme sowie der vorhandenen Datenqualität. Wer sichergehen will, keine bösen Überraschungen zu erleben, holt sich von Beginn an einen professionellen Dienstleister ins Haus. Dieser stellt auf Basis einer im Workshop erarbeiteten Digitalstrategie geordnete Planungen mit überschaubaren Meilensteinen, messbaren Ergebnissen und einer Timeline für die Projektumsetzung auf. Schon zu Beginn sind die Kosten grob eingeschätzt und zukünftig kann die Plattform bzw. das Portal mit geeigneten Online-Marketing Maßnahmen begleitet werden.

Teil 3 unserer B2B-Serie stellt im Detail vor, wie traditionelle B2B-Werte auch in digitalen Bereichen praktiziert werden können. Außerdem spielen die Funktionen der Mitarbeiter hier eine wichtige Rolle, die im Rahmen der digitalen Transformation ebenfalls neu definiert und gestaltet sind.